Quando o assunto é organizar empresas, os recursos materiais, humanos e tecnológicos precisam ser alinhados.
Isso não significa abandonar a setorização dos cargos dentro da organização. A produtividade começa na determinação clara das responsabilidades de cada departamento.
No entanto, a entrega de cada setor influencia na atuação do outro, e é com o resultado conjunto que a empresa torna-se capaz de conquistar excelência, apresentando produtividade e qualidade, reduzindo os custos, os riscos e o esforço humano.
Entendemos a organização empresarial como colocar cada coisa em seu devido lugar e, na prática, esse pode ser um processo bastante desafiador.
É possível organizar empresas de forma mais rápida e eficiente e é sobre isso que vamos falar neste conteúdo. Continue a leitura!
Por que é importante organizar empresas?
Ninguém consegue ser produtivo em meio ao caos. Registros inacabados, confusos e dispersos atrasam e prejudicam o trabalho de diversas pessoas em diferentes setores da empresa.
Sobretudo em provedores de internet, que contam com uma equipe técnica atuando boa parte do dia fora da empresa, muitas vezes para restabelecer as falhas, os dados precisam ser de fácil e rápido acesso.
O mesmo vale para o registro das atividades. A equipe interna precisa estar sempre a par do que acontece nas ruas. A comunicação entre os setores inclui um registro eficaz dos dados atualizados.
Esse registro não vai acontecer sempre pelo mesmo setor. Cada ponta, atuando em conformidade com a sua função, alimenta a empresa com informações que são necessárias para a produtividade do seu próprio setor, mas que também contribuem para o desenvolvimento das atividades dos demais.
No fim, temos uma enxurrada de informações e a organização precisa funcionar como um funil que as direciona para seus devidos lugares, sem que parte delas se perca pelo caminho.
A organização dos dados é parte da otimização dos processos internos de uma empresa. E já abordamos, neste conteúdo aqui, porque a sobrevivência de uma empresa no mercado depende de um olhar cada vez mais atento para o lado de dentro.
O crescimento do setor de provedores de internet, que começou durante a pandemia, não tem previsão de parada. Principalmente para os provedores locais, que já representam a maior fatia de distribuição de internet e contam com diversos benefícios para continuar liderando esse posto.
Isso significa que as chances de crescimento no mercado são acompanhadas, é claro, do aumento da necessidade de organizar a casa. Uma empresa competitiva é aquela que se mostra preparada para lidar com o aumento da demanda sem perder eficiência.
Como tornar a organização mais rápida e eficiente?
A rotina não espera a organização acontecer. Todos os dias, dezenas de novas informações são atualizadas, incluídas ou substituídas nos registros de uma empresa. Conforme a empresa cresce, aumenta também o fluxo dessas informações.
O trabalho manual permite organizar empresas apenas parcialmente. Depois, ele precisa aliar-se aos recursos tecnológicos. O primeiro passo para conquistar rapidez e eficiência é automatizar os processos.
Abandone papel e caneta
Trabalhar com internet é ter a tecnologia na essência do negócio. Manter registros importantes impressos no papel é, no mínimo, contraditório.
Aqui vale a primeira dica de ouro na organização dos dados: tudo deve estar no mesmo lugar. As informações precisam ser registradas de forma padronizada, seguindo o mesmo método.
Se parte das informações está no computador e outra parte no papel impresso, em algum momento haverá desencontro.
Além de mais trabalhoso, o registro em papel gera um acúmulo volumoso de material e isola as informações em um único lugar.
Com os dados digitalizados, eles podem ser facilmente compartilhados e buscados em poucos cliques. É mais rápido, transparente, seguro e ocupa muito menos espaço.
Na rotina de um provedor, é necessário, ainda, lidar com o registro das redes e instalações, de modo a manter a empresa atualizada sobre todos os serviços realizados.
Contar com um software em mapa, que permite um registro fácil e intuitivo das redes de cobertura, por exemplo, é uma ótima alternativa.
Categorize as informações
Dar visibilidade aos dados é categorizá-los de forma que haja uma hierarquia das informações. Aquilo que for mais importante ou utilizado com frequência precisa estar em maior evidência.
Os arquivos podem ser dispostos em pastas específicas de acordo com a finalidade. Essa organização depende do que você leva em consideração ao procurar as informações.
Separe por data, setor responsável, motivo do contato, nome do cliente ou ano do material, por exemplo. Avalie qual se adapta melhor ao caso da sua empresa e compartilhe com todos os colaboradores, padronizando o modo como vocês armazenam as informações.
Armazene os dados de forma segura
Soluções em nuvem têm a finalidade de armazenar de forma segura qualquer tipo de informação digital. Isso garante que, mesmo em casos de falha no computador, nada será perdido, já que os dados armazenados poderão ser acessados em outro dispositivo.
A utilização de HDs externos também é uma alternativa válida, mas depende do salvamento manual das informações. Muitos sistemas de nuvem, por outro lado, fazem isso automaticamente, incluindo todas as edições realizadas dentro dos arquivos.
Invista em um software de gestão próprio para o seu negócio
Migrar para o digital e utilizar diversos programas para automatizar as tarefas colabora para organizar empresas, mas ainda exige bastante trabalho manual.
Ao invés de associar diversos programas e alimentar planilhas infinitas, é possível integrar todos os setores de uma empresa em um único sistema de gestão, que coleta, organiza, monitora e armazena os dados de forma automatizada e segura.
Investir em um software de gestão específico para a rotina da sua empresa é a forma mais eficiente de organizar todos os dados. Reduzem-se os erros, otimiza-se o tempo de trabalho e torna-se mais fácil monitorar ordens de serviço e analisar os resultados da empresa, facilitando a tomada de decisões.
Quanto mais completo, melhor. Opte por um software que cumpra com o máximo de funcionalidades possíveis e que possa ser integrado com outros serviços, para otimizar ainda mais a rotina do seu provedor.
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