Tão importante quanto focar as atenções para fora da empresa a fim de estabilizar-se no mercado, otimizar processos internos é o que garante a sobrevivência de uma empresa.
Nem sempre é possível olhar simultaneamente para dentro e para fora, e, tampouco, é necessário. O foco do empreendedor precisa estar de acordo com o momento que a empresa vive.
Os primeiros 2 a 3 anos de uma empresa demandam maior atenção para o lado de fora. Ou seja, os esforços devem estar canalizados em fixar a empresa no mercado e formar clientela estável. Essa é uma fase bastante trabalhosa e decisiva para a sobrevivência.
Passados os anos iniciais, quando as ameaças externas são controláveis, não significa que é hora de relaxar. Nesse momento, o foco muda e chega o momento de olhar para dentro.
O empreendedor deve voltar suas atenções para os detalhes organizacionais do negócio, para entender que as forças para continuar sendo competitivo vêm de dentro.
Para muitos, surge o temido questionamento: e agora, o que fazer?
Para desmistificar o tema e mostrar que otimizar processos internos pode ser decisivo para a sobrevivência e também para o progresso do seu provedor, confira as dicas a seguir.
Relembre como tudo funciona
Antes de qualquer atitude, é necessário entender o que se passa. Nenhuma decisão pode ser tomada sem saber onde estão os pontos fracos.
Mas antes, dê um passo atrás. Existem muitas etapas envolvidas na atuação do seu negócio. Relembre quais são e entenda como elas se relacionam entre si.
Muitas vezes, o foco em apenas uma área enfraquece as demais. Lembre-se que o resultado final depende da efetividade de todo o processo. Todos os setores têm a sua importância, mas não devem ser vistos de forma isolada.
Entendendo como cada ação influencia as demais, é possível compreender que os resultados de cada setor são uma somatória até atingir a entrega final. Tal qual uma engrenagem, é preciso atuar de forma sincronizada.
Reconheça a situação interna atual
Depois de lembrar que seu negócio é composto por diversos setores, chegou o momento do diagnóstico.
As tarefas de cada setor precisam ser entregues com um nível de eficiência pré-determinado. O nível está sendo atingido? Se não, por quê? Comece com esses questionamentos para identificar os pontos fracos.
Outras questões que devem ser consideradas no diagnóstico incluem dados mensuráveis, como o nível de satisfação dos clientes, o número de negócios interrompidos e iniciados, a média de tempo e custo envolvidos no suporte dos clientes (desde o atendimento inicial até o pós-venda) e questões financeiras, como retorno de investimentos e a lucratividade por período, por exemplo.
Tendo essas respostas em mãos, é possível saber onde estão seus pontos fracos. Reconhecê-los é o primeiro passo para consertá-los.
Mas, essa etapa não funcionará se você não estiver munido de informações. E, caso isso ocorra, você terá um indicativo importante de mais um passo que precisa, o quanto antes, ser tomado para otimizar processos na sua empresa.
Registre tudo!
O diagnóstico é a análise das informações de tudo o que acontece dentro da sua empresa. Só é possível pensar em estratégia efetiva analisando dados. Quanto mais dados, mais respostas.
Por isso, além de registrar, é indispensável organizar. Não apenas em momentos decisivos, a organização facilita no dia a dia, quando se torna necessário encontrar, de forma simples e rápida, determinada informação.
Mas, imagine esse processo de forma manual: além de altamente penosa e demorada, essa atividade estaria fadada a diversos erros. A saída para esse problema, você já conhece: aliar-se à tecnologia.
Um sistema integrado de gestão é a solução ideal para acelerar e otimizar processos, garantindo registros completos, seguros e de fácil acesso.
Invista na capacitação da equipe
Em nenhum momento a mão de obra humana vai ser substituída. As automações surgem justamente para o oposto: facilitar o trabalho das pessoas. Assim, investir na capacitação da equipe é mais uma maneira de otimizar processos internos.
Ao implementar uma nova ferramenta ou reorganizar o fluxo de trabalho, os funcionários precisam ser inseridos nessa nova realidade. O aprendizado contínuo de todos os envolvidos precisa ser incentivado e facilitado.
O conhecimento é uma moeda de retorno e, por isso, é entendido como um investimento, e não um gasto. Uma equipe preparada garante mais segurança aos clientes e gera bons resultados para a empresa.
A produtividade também aumenta, é claro! Atualizadas sobre o cenário, as pessoas buscam inovar de maneira constante, elevando o nível das entregas.
Outros pontos a serem considerados para otimizar processos
Uma pesquisa do Sebrae mostrou que aperfeiçoar produtos e serviços e atualizar-se a respeito das tecnologias do setor estão entre as medidas que mais garantem a sobrevivência das empresas no mercado.
Agora imagine conquistar esses dois objetivos investindo em uma única solução. Pense da seguinte forma: o atendimento está entre os serviços que você oferece ao cliente, por isso, otimizar processos para comunicar-se de forma mais clara, dinâmica e efetiva também deve estar entre suas estratégias de gestão.
Ao aliar tecnologia e atendimento, você conquista isso com mais facilidade e segurança. Estamos falando do atendimento omnichannel, que oferece uma experiência de atendimento mais rápida e descomplicada aos seus clientes.
Sua empresa também se beneficia com o registro dos dados. As informações das conversas são registradas de forma segura e eficiente na plataforma de atendimento.
Por fim, vale lembrar que cada caso é único e as dicas apresentadas são alternativas iniciais para otimizar processos internos da sua empresa. É possível ir além, contando com profissionais especializados em consultoria de gestão para orientar as empresas de maneira mais específica.
