Fazer um inventário da sua empresa engloba distinguir o histórico e o registro de estoque, identificando a classificação e a contagem de todos os objetos armazenados, assim como as movimentações desses itens.
Esse processo é importante para verificar se existem divergências no estoque causadas por erros nos processos do armazém, como recebimento, armazenagem, picking e expedição.
Saiba mais sobre o que é e como fazer um plano inventário neste conteúdo.
Importância de fazer um plano de inventário
A elaboração do plano de inventário pode ser crucial para a saúde financeira do seu negócio, especialmente se ele estiver vinculado a vendas, pois, nesse caso, são os itens do estoque que geram receita para o empreendimento.
A contabilização dos produtos disponíveis em estoque é realizada por contagem física dos itens. Após a contagem e apuração dos dados, identifica-se a acuracidade do estoque, realizando os acertos necessários, que resultam na equivalência entre o registro do estoque com o estoque físico e fiscal.
Anual e cíclico
O inventário anual é um dos tipos mais simples de levantamento de estoque. Ele é realizado ao término de um ano fiscal e serve para levantar todos os bens que a empresa possui no estoque ao final do exercício. De modo geral, esse modelo é mais demorado que outras modalidades, devido ao volume de informações a serem detalhadas pelo gestor.
O inventário cíclico é parecido com o anual, para quando levar o controle de estoque a sério, pois busca o ajuste periódico entre a quantidade de bens em estoque e as informações utilizadas em lançamentos contábeis. Sendo assim, enquanto o inventário rotativo atende a necessidades administrativas, como evitar extravios e controlar os níveis de estoque, o inventário cíclico procura dar segurança à base de dados da empresa
Nos dois modelos, o ideal é direcioná-los para pessoas-chave da operação, que ficam inteiramente focadas na contagem de estoque, para que, aos poucos, essa atividade seja tirada do foco da operação. Além disso, é recomendado que esse processo seja realizado em um dia com menos movimento na empresa, como um final de semana.
Rotativo
O inventário rotativo é um processo contínuo de recontagem de um estoque, que acontece em uma periodicidade definida pela empresa, que pode ser mensal, semanal ou até mesmo diária, dependendo do tamanho do estoque e da empresa. Esse modelo visa a contagem dos produtos, tanto nas prateleiras acessíveis para os clientes no interior da loja, quanto dos que estão no estoque, e a margem de erros é menor.
Para realizar o levantamento físico rotativo de materiais, que tem como objetivo aumentar a precisão dos estoques, verificando quantidade e qualidade de todos os materiais de uso e consumo estocados em almoxarifado, é necessário estabelecer processos.
Dicas para realizar essa contagem
Defina quem irá realizar o processo
Definir pessoas-chave para operação, ou seja, pessoas que conhecem o produto.
Monte sua equipe
Definir equipe de pessoas com líderes para contagem de grupos de produtos.
Estabeleça um processo para execução
Defina qual equipe fica com qual grupo de produto, como, o quê e onde contar. Você pode utilizar ainda aplicativo de contagem gratuito, como o Contestoque.
Defina por onde começar
No passo anterior foram definidos todos os locais para serem inventariados. Agora é hora de definir a sequência de locais/almoxarifados a serem inventariados.
Demonstre como fazer
Após estipular quem serão as pessoas, as equipes, os responsáveis por local/grupo de produtos e quais os locais a serem inventariados, a equipe precisa saber como será feita a contagem. Para isso, é fundamental realizar uma demonstração de como executar o trabalho.
Hora da contagem
Com as equipes alinhadas e direcionadas para suas funções, é hora de colocar em prática o que foi definido no plano e começar a contagem.
Auditoria da Contagem – Recontagem
Após as equipes finalizarem as contagens, separe novamente para que cada equipe realize a recontagem do que a outra equipe contou. Essa etapa garante a veracidade da informação, caso haja divergência.
Acerto do inventário
Após confrontar as contagens e chegar no mesmo número, atualize as informações do sistema, lançando a diferença de produto por almoxarifado.
Feedback
Finalizando a correção no sistema, peça para que os líderes das equipes deem feedback dos integrantes. Dessa forma, serão pontuados pontos fortes e fracos do andamento do processo. Essa etapa irá preparar melhor as equipes para o próximo inventário.
Abrangência
Aplica-se a todos os almoxarifados do grupo que estiver realizando o inventário.
Siglas e abreviaturas
KPI (Key Performance Indicator) – Indicador-chave de Desempenho
Documentos associados
- Documento de validação
- Fichas de contagens
- Relatório de contagem x diferenças
Responsabilidades
Gestores de Suprimentos
– Garantir plena eficiência e confiabilidade dos estoques.
– Garantir os cumprimentos de todos os KPIs da área.
– Estabelecer métricas de acompanhamento de performance e alterá-las quando necessário.
– Garantir e fornecer condições para cumprimento desta instrução de trabalho.
– Manter o controle dos itens a serem ajustados.
– Responder por toda divergência encontrada (positiva ou negativa).
Analistas e Líderes de almoxarifado
– Distribuir lista diária de itens a serem contados pelos almoxarifes.
– Garantir segurança, qualidade e organização no almoxarifado.
– Auditar os almoxarifes para o cumprimento desta instrução de trabalho.
– Garantir o cumprimento dos KPIs estabelecidos.
– Digitar no IXC Provedor as quantidades encontradas no inventário.
– Preparar e apresentar documentação de todas as divergências e ajustes efetuados para as auditorias interna, externa e de finanças.
– Investigar as divergências encontradas no inventário.
– Garantir a confiabilidade das informações entre o estoque do sistema e o estoque físico após as contagens.
Almoxarifes
– Seguir rigorosamente o procedimento de inventário rotativo.
– Fazer a contagem dos itens selecionados para contagem do dia.
– Zelar pelo estoque confiável.
– Manter o local seguro e organizado.
Contabilidade
– Cobrar com rigor o setor de almoxarifado pela organização, para manter os estoques disponíveis para inventariar;
– Ajustar os valores contábeis quando necessário, desde que devidamente justificados.
– Preparar e apresentar documentação de todas as divergências e ajustes efetuados para as auditorias interna, externa.
– A contabilidade terá a livre iniciativa de auditar eventualmente os almoxarifados das unidades, sem qualquer aviso prévio aos responsáveis pelos almoxarifados.
Auditoria Interna
– Auditar os almoxarifados das unidades, sem aviso prévio e com a frequência que julgar necessário.
– Garantir que o inventário rotativo seja realizado de forma transparente e confiável.
– Gerar relatórios a serem apresentados à auditoria externa e/ou aos órgãos fiscalizadores, que comprovem, inclusive, a participação dos auditores internos no processo.
Marcus Rosa│Consultor de Gestão IXC Soft
